Covid-19 : mesures exceptionnelles et bonnes pratiques d’organisation des AG de sociétés cotées

Dans le contexte actuel de crise sanitaire, l’AMF attire l’attention des épargnants sur les modalités particulières de participation aux AG 2020 issues de l’ordonnance du 25 mars 2020 prise en application de la loi du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19.Les AG se tenant à huis clos, hors la présence des actionnaires, ceux-ci peuvent exercer leur droit de vote uniquement à distance, avant l’AG, à savoir en :votant par correspondance via un formulaire de vote (en privilégiant l’envoi électronique, les délais postaux étant incertains) ;donnant un mandat de vote (procuration) à une personne de leur choix ou à l’émetteur sans indication de mandataire (pouvoir « en blanc »). À cet égard, le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 prévoit que les mandats avec indication de mandataire doivent parvenir à la société au plus tard le 4e jour précédant l’AG et que les instructions du mandataire doivent être transmises dans le même délai à la société ou à l’intermédiaire habilité par message électronique, par le biais d’un formulaire de vote par correspondance. L’AMF attire l’attention des actionnaires sur les difficultés pouvant résulter, dans le contexte d’une AG tenue à huis clos, du recours au mandat de vote donné à une personne de son choix (hors « pouvoir en blanc »). En cas de question, l’AMF invite les actionnaires qui souhaiteraient utiliser cette modalité de vote à contacter, au préalable, l’émetteur au sujet du traitement réservé à ces mandats de vote. Il est rappelé à cet égard que « pour toute procuration d’un actionnaire sans indication de mandataire, le président de l’assemblée générale émet un vote favorable à l’adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le conseil d’administration ou le directoire, selon le cas, et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolution » (C. com., art. L. 225-106, III, al. 5) ;votant sur internet via une plateforme de vote sécurisée, si les statuts de l’émetteur le permettent et si cette modalité de vote est prévue par la société cotée. En pratique, ce vote s’exerce avant l’AG ;Le décret du 10 avril 2020 dispose en outre que, par dérogation au droit commun, un actionnaire ayant déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation, a la faculté de choisir un autre mode de participation à l’assemblée, pourvu que ses instructions parviennent dans les délais prévus par la réglementation.Il est enfin rappelé que l’ordonnance a assoupli la faculté pour les émetteurs d’organiser leur AG sous forme de conférence téléphonique ou audiovisuelle, à condition que les moyens techniques mis en œuvre permettent l’identification des actionnaires.Lorsqu’un émetteur décide de se prévaloir des dispositions lui permettant d’organiser une AG à huis clos et que tout ou partie des formalités de convocation ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les actionnaires en sont informés dès que possible par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société. Si les formalités de convocation n’ont pas été accomplies à cette date, les actionnaires sont informés de cette décision via les documents de convocation, mais la publication d’un communiqué dont la société s’assure de la diffusion effective et intégrale est également encouragée dans cette hypothèse. Afin d’assurer une information appropriée des actionnaires et d’accompagner au mieux les sociétés cotées dans ce contexte exceptionnel et difficile, l’AMF encourage les émetteurs à suivre les bonnes pratiques suivantes :mettre en place, le plus tôt possible en amont de l’AG, une communication claire, précise et accessible à l’attention de l’ensemble des actionnaires concernant : les modalités particulières de tenue de l’AG, les modalités d’information des actionnaires (et notamment de consultation des documents relatifs à l’AG, y compris la liste des actionnaires), les modalités de participation possibles (modalités pour poser des questions en amont de l’AG ; le cas échéant, l’impossibilité de poser des questions pendant l’AG ; le cas échéant, l’impossibilité de proposer des « résolutions nouvelles » pendant l’AG), les différentes modalités de vote disponibles ;mettre en évidence, sur la page d’accueil du site internet de l’émetteur, un lien vers les pages du site internet dédiées à l’AG afin de permettre aux actionnaires de trouver sans difficulté l’information pertinente sur les assemblées générales ;mentionner sur les pages du site Internet dédiées à l’AG les informations appropriées concernant les modalités particulières de tenue de l’AG, et de participation des actionnaires, dans le contexte de crise sanitaire ;dans le communiqué devant être diffusé, en application de l’ordonnance précitée, par l’émetteur (« diffusion effective et intégrale ») s’il décide de tenir son AG à huis clos et que tout ou partie des formalités de convocation ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, rappeler les modalités de vote offertes aux actionnaires dans ce contexte et insérer un lien hypertexte vers les différentes modalités de vote disponibles ;permettre aux actionnaires de voter sur internet via une plateforme de vote sécurisée, si les délais avant la tenue de l’AG permettent à l’émetteur de mettre en place une telle modalité de vote ;informer directement par e-mail, lorsque l’adresse électronique est connue de l’émetteur, les actionnaires au nominatif des modalités particulières de vote et de tenue de l’AG. Cette information ne dispense pas du respect des obligations d’information des actionnaires au nominatif par voie postale auxquelles l’émetteur est tenu ;compte tenu de l’impossibilité pour les actionnaires de se rendre au siège de l’émetteur pour consulter les documents concernant l’émetteur qu’ils sont en droit de consulter, permettre aux actionnaires, lorsque cela est possible, d’exercer leur « droit à communication » en leur adressant – sur demande et par e-mail – une copie des documents qui ne sont pas accessibles sur le site internet de l’émetteur ;retransmettre l’AG en direct, en format audio ou vidéo, en streaming ou par tout procédé de retransmission accessible aux actionnaires ;dans la mesure où les assemblées générales à huis clos ne permettent pas aux actionnaires de poser de questions orales pendant l’AG, accepter de recevoir et traiter, dans la mesure du possible, les questions écrites envoyées à l’émetteur après la date limite prévue par les dispositions réglementaires et avant l’AG ;au terme de la retransmission en direct, maintenir en libre accès pour les actionnaires la vidéo de l’AG sur le site internet de l’émetteur ;publier dès que possible le procès-verbal de l’AG sur le site internet de l’émetteur.Compte tenu du fonctionnement altéré des services postaux, l’AMF recommande plus généralement aux actionnaires et aux émetteurs de recourir aux moyens de communications électroniques dans le cadre de leurs démarches et communications relatives aux AG. Elle invite les émetteurs à créer une adresse e-mail dédiée aux questions des actionnaires relatives à l’assemblée générale et à informer largement les actionnaires, notamment sur le site internet, de l’existence de cette adresse.En outre, l’AMF recommande aux teneurs de comptes-conservateurs d’informer, le plus tôt possible, leurs clients des AG.L’AMF rappelle également aux émetteurs qu’ils peuvent, s’ils l’estiment opportun dans ce contexte exceptionnel de crise sanitaire, reporter la date de leur AG, notamment dans les conditions prévues par l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020. Les sociétés cotées qui souhaitent reporter la tenue de leur AG doivent en informer dès que possible leurs actionnaires par un communiqué à diffusion effective et intégrale.Enfin, les sociétés qui modifieraient leur proposition de dividende, sa date ou ses modalités de paiement, doivent le communiquer dès la prise de décision.